POP: Como padronizar os procedimentos da sua empresa?

O que é um POP ?

POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão, um documento estruturado que descreve de maneira detalhada todas as operações necessárias para a execução de uma determinada tarefa. Ele funciona como um roteiro ou manual, fornecendo instruções claras para a realização de atividades, com o objetivo de garantir a padronização e qualidade dos processos. 

Em outras palavras, o POP é um guia que estabelece a maneira correta de realizar um procedimento, assegurando que todos os envolvidos o façam de forma padronizada, independentemente de quem execute a tarefa.

Vantagens da elaboração de POPs 

A implementação de POPs oferece uma série de benefícios significativos para as empresas. A seguir, destacam-se algumas das principais vantagens de sua adoção:

• Maior eficiência: Através da documentação clara e detalhada de cada etapa dos processos, os POPs permitem que os colaboradores realizem suas funções de maneira mais rápida e eficiente, com menos necessidade de retrabalho e menos desperdício de tempo.
• Facilidade na comunicação: Com processos bem definidos e documentados, a comunicação interna se torna mais eficiente. Todos os envolvidos sabem exatamente o que é esperado deles e como realizar suas tarefas.
• Redução de riscos operacionais: Com procedimentos bem definidos e documentados, a empresa minimiza a probabilidade de erros operacionais que podem resultar em perdas financeiras, danos à reputação ou questões legais. 
• Treinamento e capacitação: A existência de POPs facilita o treinamento de novos colaboradores, pois fornece uma referência clara e objetiva de como as tarefas devem ser executadas. Isso contribui para uma integração mais rápida e eficaz dos novos membros da equipe.
• Conformidade e Qualidade: A adoção de POPs garante que os processos estejam em conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis, além de promover um controle de qualidade constante. 
• Facilidade na Avaliação de Desempenho: A padronização dos processos possibilita uma análise mais clara e objetiva do desempenho da empresa e de seus colaboradores, facilitando a identificação de áreas que necessitam de melhorias e o acompanhamento dos resultados ao longo do tempo.

Etapas para construção de um POP

Para desenvolver um POP eficiente, siga os seguintes passos:

• Defina o objetivo: Antes de começar a escrever o POP, é importante entender qual é o seu propósito. Pergunte-se: qual problema o POP resolve? Qual é o objetivo principal que a empresa busca alcançar com a padronização deste processo? O objetivo deve ser claro e diretamente relacionado à melhoria do processo em questão.
• Identifique os processos e etapas: Descreva as etapas do processo que precisam ser padronizadas. Elas devem ser claras, objetivas e sequenciais, para que qualquer colaborador possa seguir as instruções de forma consistente.
• Escolha os responsáveis: Defina quem será responsável por cada etapa do processo. Isso ajuda a garantir que cada tarefa seja executada corretamente e que os envolvidos saibam suas responsabilidades, evitando confusões e sobrecarga.
• Escolha o formato de documentação: O formato do POP deve ser simples e acessível. Pode ser um manual ou um documento que inclua texto, imagens, fluxogramas ou diagramas. O importante é que o formato seja claro e facilite o entendimento das etapas.
• Revise e valide: Antes de implementar o POP na empresa, é crucial revisá-lo para garantir que todas as informações estão corretas e claras. A validação pode ser feita com a participação dos funcionários que executarão as atividades descritas no POP.
• Treinamento e implementação: Após a finalização do POP, é necessário realizar treinamentos com os colaboradores para garantir que todos saibam como utilizar o novo procedimento. A implementação deve ser acompanhada de perto para avaliar a eficácia do POP e realizar ajustes, se necessário.

Elementos de um POP

Ao elaborar um Procedimento Operacional Padrão, é essencial garantir que ele contenha alguns elementos básicos. Abaixo, estão as informações essenciais e as boas práticas a serem seguidas para a elaboração de um POP.

• Título: O nome da atividade ou processo que está sendo descrito. O título deve ser claro e refletir exatamente o que está sendo padronizado.
• Objetivo: Explicar a razão de existência do POP. O objetivo deve ser específico e ajudar a compreender o impacto do processo para a empresa.
• Local de aplicação: Indicar o setor ou área da empresa onde o POP será utilizado, garantindo que as instruções sejam aplicáveis ao contexto correto.
• Descrição das etapas do processo: As etapas do processo devem ser detalhadas, com instruções claras e diretas sobre o que deve ser feito em cada fase. Certifique-se de que as etapas estejam bem organizadas e fáceis de seguir.
• Responsáveis: Defina quem será o responsável por cada etapa do processo. Isso assegura que cada tarefa tenha um responsável específico, garantindo que todas as ações sejam realizadas conforme o planejado.
• Explicitação de siglas e abreviações: Caso utilize siglas ou abreviações no POP, é fundamental explicá-las de forma clara para evitar confusões, principalmente quando o documento for consultado por pessoas de diferentes áreas da empresa.
• Responsável pela elaboração: Inclua no POP o nome de quem o elaborou. Isso cria um ponto de referência para eventuais dúvidas ou revisões do procedimento.
• Uso de elementos visuais: O uso de figuras, fluxogramas e diagramas pode ajudar a ilustrar etapas complexas ou procedimentos difíceis de se entender apenas por meio de textos. Isso facilita o entendimento e torna o POP mais acessível.
• Acessibilidade: O POP deve ser facilmente acessível a todos os colaboradores que precisem consultá-lo. Isso pode ser feito armazenando o documento em uma plataforma compartilhada ou em um local visível e de fácil acesso.
• Atualizações constantes: Deve se atualizar o POP sempre que houver mudanças no processo ou melhorias identificadas. Isso garante que o procedimento esteja sempre alinhado com a realidade da empresa.

Implementar o Procedimento Operacional Padrão (POP) pode ser um desafio, mas os benefícios de padronização, qualidade e eficiência são inegáveis. Se sua empresa precisa de suporte especializado nessa jornada, a Enpro Júnior está pronta para ajudar. Nossa equipe oferece orientação completa em Gestão da Qualidade e pode auxiliar na criação e implementação de POPs personalizados para as necessidades do seu negócio.

Entre em contato conosco através do QR Code abaixo e nos siga nas redes sociais para mais conteúdos como este. Bora voar?